Taustatietoja avoinna olevasta suunnittelijan tehtävästä

6.11.2011

Helsingin yliopiston tietotekniikkakeskuksessa on avoinna suunnittelijan tehtävä, joka sijoittuu tietohallintoyksikköön. Tietohallinto on pieni yliopiston tietotekniikan standardeja, strategista ohjausta, tietoturvaa ja arkkitehtuureja hoitava yksikkö. Tässä haetaan tuohon pieneen joukkoon henkilöä, joka erikoistuu Helsingin yliopiston sekä muiden yliopistojen tietotekniikkapalveluiden numeeriseen mittaamiseen niin talouden, henkilöstölukujen kuin tietotekniikan volyymitietojenkin osalta. Valittava henkilö tulee myös toimimaan tietohallintojohtajan lähimpänä työparina.

IT Benchmarking

Suunnittelijan päätehtävä on suunnitella ja toteuttaa niinsanottu IT Benchmarking -tutkimus, joka mittaa eri yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen tietotekniikan volyymeja ja kustannuksia. Projekti kulkee nyt nimellä "Bencheit" ja sillä on omat webbisivut osoitteessa www.bencheit.info. Keväällä 2011 toteutettiin jo tämän tutkimuksen ensimmäinen pilottikierros, johon osallistuivat lähes kaikki suomalaiset yliopistot sekä 20 ammattikorkeakoulua. Mittauksesta on tarkoitus tehdä jokavuotinen ja kansainvälinen. Tulevana keväänä 2012 koko projekti tullaan toteuttamaan englanniksi ja siihen tullaan kutsumaan mukaan noin kymmenen ulkomaista yliopistoa kokemusten keräämiseksi. Keväästä 2013 alkaen mittauksen on sitten tarkoitus olla avoin kaikille eurooppalaisille yliopistoille. Nyt haettava suunnittelija tulee toimimaan tämän hankkeen projektipäällikkönä ja paljolti myös työvoimana. Tarvitsemme siis henkilön, joka osaa erittäin hyvää englantia, on hyvä esiintymään myös ulkomaisissa konferensseissa tms., joka osaa vastata niin kotimaasta kuin ulkomailtakin tuleviin mittausta koskeviin kysymyksiin ja jolle suuren aineistomäärän käsittely Excelillä ja siitä raporttien ja yhteenvetojen laatiminen on helppoa. Henkilön ei tarvitse olla nörtti eikä koodari, mutta ymmärrys IT-palvelutuotannosta samoin kuin kirjanpidosta/taloushallinnostakin yleisellä tasolla on tarpeen. Tehtävässä täytyy myös olla hyvä kirjoittaja ja esiintyjä, joka hyvin itsenäisesti tuottaa hyviä powerpoint-esityksiä, webbisivuille sisältöä tai tarvittaessa järjestää seminaareja ja työpajatilaisuuksia niin suomeksi kuin englanniksikin.

Kustannuslaskenta ja indikaattorit

Helsingin yliopiston tietotekniikkakeskuksessa (TIKE) työskentelee noin 240 IT-ammattilaista. TIKEn toiminta on jaettu tietohallintoon ja yliopistolle keskitettyjä palveluja tarjoavaan palvelutuotantoon. Palvelujen määrää, laatua ja kustannuksia seurataan erilaisten indikaattoreden avulla. Kustannuslaskentahankkeessa kerätään TIKEn asiantuntijoiden kuhunkin palveluun käyttämä työaika, kirjanpidosta palveluille kertyvät kustannukset ja palkkajärjestelmästä henkilöiden palkkakulut ja lasketaan niistä kullekin palvelulle sen tuottamiseen kuluneet kustannukset. Tämä tehdään vuosittain edellisen vuoden aineistosta. Suunnittelijan täytyy huolehtia, että TIKEn esimiehet tarkastavat työajankohdennusjärjestelmän kirjatut käytetyt työtunnit ja korjaavat ne, suunnittelija selvittää yhdessä asiantuntijoiden kanssa kuluneet rahat sekä ihmisten palkat ja laskee niistä kunkin palvelun kustannukset ja tekee niistä TIKEN johtoryhmälle ja johtokunnalle esitysmateriaalit. Tähänkin kaikkeen on jo olemassa valmis kerran toteutettu malli, mutta jatkossa suunnittelijan tehtäviin kuuluu myös itse kehittää kyseistä mallia ja raportointia paremmaksi. Suunnittelija osallistuu myös muiden kuin kustannuslaskennan indikaattoreiden suunnitteluun, tiedon keräämiseen ja seurantaan.

Johdon tehtävät

Nyt valittava suunnittelija on tärkeällä näköalapaikalla, sillä tietohallintojohtajan lisäksi kukaan muu ei niin laajalti pääse näkemään koko yliopiston tietotekniikan johtamista. Suunnittelija toimii sihteerinä tietotekniikkakeskuksen johtokunnan kokouksissa, joiden asialistat hän kokoaa yhdessä tietohallintojohtajan ja johtokunnan puheenjohtajan (vararehtori) kanssa. Hän toimii myös tietohallintojohtajan, IT-palvelujohtajan (varajohtaja) ja päälliköiden muodostaman TIKEn johtoryhmän sihteerinä ja valmistelee kokousten asialistat yhdessä puheenjohtajana toimivan IT-palvelujohtajan kanssa. Tietohallinto on niin pieni yksikkö, että siellä ei toimi ketään varsinaista sihteeriä. Suunnittelija tulee toimimaan tietohallintojohtajan lähimpänä työparina ja "oikeana kätenä" ja järjestelee esimerkiksi johtamiseen liittyviä kokouksia, osallistuu niistä moniin itse ja tulee myös osallistumaan paljon yliopistojen väliseen yhteistyöhön. Johtajan assistentti -tyyppiset tehtävät eivät vie kuin enintään 10-15% suunnittelijan työajasta. Ehdoton pääpaino on itsenäisessä suunnittelu-, selvitys- ja tutkimusten toteutustyössä.

Millaista ihmistä etsimme?

Tässä tehtävässä menestyy parhaiten ulospäinsuuntautunut henkilö, joka on hyvä esiintymään ja kirjoittamaan ja hyvä lähestymään asiantuntijoita henkilökohtaisella, ystävällisellä tavalla. Suunnittelija tarvitsee moniin tehtäviinsä tietoja, joita hän ei voi saada käskyttämällä tai koodaamalla, vaan henkilön täytyy olla hyvä ihmisten kohtaamisessa ja ystävällisen yhteistyön rakentamisessa. Erityisesti benchmarking-työ muuttuu jatkossa hyvin kansainväliseksi, joten suunnittelijan täytyisi tulla työympäristössä toimeen englanniksi suunnilleen yhtä hyvin kuin suomeksikin. Ruotsin taito olisi hyvä plussa, mutta ei välttämättömyys. Kaipaamme jotakuta, jolle numeroiden pyörittäminen Excelillä on luontaista ja mukavaa, joka oma-aloitteisesti paljolti ohjaa itse omaa työtään ja kehittää itse vastuullaan olevia tutkimuksia ja jolle ei ole mikään ongelma esimerkiksi ideoida ja toteuttaa joku työpaja tai kokous ulkomaisten kollegojemme kanssa. Kyky tehdä itse näyttävän näköisiä esityksiä ja webbisivuja auttaa paljon, mutta suunnittelijan ei toisaalta ole pakko olla mikään html-koodari. Tietty roima annos luovuutta ja ideointia ja kykyä innostaa toisia on tarpeen. Yleinen uteliaisuus ja sosiaalisuus luo pohjan oppimiselle. Suunnittelijalla ei tarvitse olla kymmenien vuosien työkokemusta, mutta esiintymis- ja kirjoitustaito ovat sitäkin tärkeämmät. Vaikka tässä on kysymyksessä tietotekniikkahenkilökuntaan kuuluva tehtävä, suunnittelijan ei ole pakko olla myöskään mikään IT-guru. IT-tuotannon toiminta ja sen palvelut täytyy kuitenkin ymmärtää pääpiirteittäin, jotta sitä toimintaa kykenee mittaamaan ja arvioimaan. Yliopistotasoinen tai ammattikorkeakoulutasoinen tutkinto antaa sopivaa pohjaa.

Mitä me voimme tarjota?

Me tarjoamme vakituista työpaikkaa neljän kuukauden koeajalla mukavassa porukassa. Palkkaus määräytyy yliopistojen palkkausjärjestelmän niinsanotun "muun henkilökunnan" vaativuustasojen 8 tai 9 mukaan. Palkkausjärjestelmässä henkilölle maksetaan vaativuustasosta määräytyvää peruspalkkaa ja sen päälle henkilökohtaiseen suoriutumiseen perustuvaa palkanosaa. Se, että asettuuko tämä tehtävä tasolle 8 vai 9 määräytyy valittavan henkilön kokemuksen sekä palkattaessa sovittavien tehtävän tarkempien vastuiden mukaan. Taulukko palkkasummista löytyy esimerkiksi tästä. Useimmat henkilöt sijoittuvat henkilökohtaisen suoriutumisen tasoille 3-5.

Tietohallinto sijaitsee tällä hetkellä yliopiston keskustakampuksella lähellä Kaisaniemen metroasemaa, Vuorikatu 3, 2. kerros, mutta koko yliopiston tietotekniikkakeskus tulee syksyn 2012 aikana muuttamaan Viikin kampukselle yliopistollisen eläinsairaalan naapuriin Koetilantielle, jonne meille valmistuvat uuden veroisiksi remontoidut tilat sekä mm. uusi konesali.

Kiinnostuitko?

Jos kiinnostuit ja ajattelet olevasi etsimämme henkilö, lähetä meille hakemus. Hakemus ansioluetteloineen, josta ilmenee hakijan koulutus, suoritetut tutkinnot ja työkokemus, osoitetaan tietohallintojohtajalle ja toimitetaan sähköpostilla osoitteeseen tietotekniikkakeskus@helsinki.fi. Hakuajan ja muut detaljit löydät varsinaisesta työpaikkailmoituksesta mm. Oikotie-palvelusta.

Voit myös kysellä lisätietoja tietohallintojohtaja Ilkka Siissalolta, puh. 040 8205380. Soita mieluiten iltaisin, koska silloin tavoitat varmimmin, tai lähetä tekstiviestillä numero johon sinulle voi soittaa takaisin. Huomaa, että Ilkka on matkoilla 7.-11.11. eikä silloin pysty vastaamaan puhelinkyselyihin.

Tervetuloa iloiseen joukkoomme ! :-)